マンション総会議事録の書き方｜必須項目・サンプル文例・テンプレート付き

マンション総会議事録とは

マンション総会議事録は、管理組合の最高意思決定機関である総会（定期総会・臨時総会）で審議された内容と決議事項を記録した公式文書です。 区分所有法第42条に基づき、管理者（理事長）は総会終了後に遅滞なく議事録を作成する義務があります。 議事録は管理規約と並んで管理組合の根幹をなす文書であり、区分所有者から閲覧請求があれば開示しなければなりません。

総会議事録に必ず記載する項目

区分所有法・マンション標準管理規約に基づく必須記載事項は以下の通りです。

• 開催日時・開催場所
• 総区分所有者数・議決権総数
• 出席区分所有者数・議決権数（委任状・議決権行使書含む）
• 定足数の確認結果（成立・不成立）
• 議長の氏名
• 議事録署名人の氏名
• 各議案の審議経過・主な発言内容の要旨
• 各議案の決議結果（賛成数・反対数・棄権数）
• 決議の種別（普通決議・特別決議・全員合意）

総会議事録の書き方：基本構成

①表題・開催情報

冒頭に「第〇回 定期総会 議事録」と明記します。開催日時（年月日・開始時刻・終了時刻）と開催場所（棟内集会室・オンライン等）を記載してください。

②出席状況・定足数確認

総会の成立要件を証明する重要な記載です。 「区分所有者〇〇名・議決権〇〇個のうち、出席〇〇名・委任状〇〇名・議決権行使書〇〇名、合計〇〇名（議決権〇〇個）が出席したことを確認し、本総会が適法に成立したことを宣言した。」 のように記します。管理規約で過半数（または5分の1以上）の定足数が定められていることが多いため、必ず確認してください。

③議長の選任

「管理規約第〇条に基づき、理事長〇〇〇〇が議長に就任した。」と記載します。 規約で理事長が自動的に議長になる場合は「就任した」、総会で選任する場合は「議場に諮ったところ満場一致で〇〇〇〇氏が選任された」と書きます。

④議案審議と決議結果

議案ごとに以下の流れで記載します。

• 議案名（「第〇号議案 〇〇〇の件」）
• 提案者による説明の要旨
• 質疑応答の主な内容
• 採決の方法（挙手・拍手等）
• 決議結果（賛成〇票・反対〇票・棄権〇票、可決/否決）

⑤議事録署名

標準管理規約第49条では、議長と出席した理事2名以上の署名・押印が必要です。 「以上をもって本総会の議事を終了した。本議事録の正確性を証するため、議長および議事録署名人は以下に署名する。」 と結びます。

議案別のサンプル文例

収支報告・予算承認の文例

「第1号議案 令和〇年度 収支決算報告並びに令和〇年度 予算案の件」について、理事長より令和〇年度の収支決算概要を報告した。 収入合計〇〇〇万円、支出合計〇〇〇万円、次期繰越金〇〇〇万円であることが説明された。 続いて、令和〇年度の収支予算案について説明があった。 質疑応答において、〇〇号室 〇〇氏より「修繕積立金の残高見通しについて」質問があり、理事長より〇〇〇の旨の回答があった。 採決の結果、賛成〇票、反対〇票、棄権〇票をもって原案通り承認された。

管理委託契約更新の文例

「第2号議案 管理委託契約更新の件」について、理事長より本年度の管理委託契約の概要、委託先、委託費用について説明があった。 フロント担当〇〇氏より、サービス内容の詳細説明が行われた。 質疑応答を経た後、採決の結果、賛成〇票、反対〇票、棄権〇票をもって管理委託契約の更新が承認された。

修繕積立金変更の文例（特別決議）

「第3号議案 修繕積立金改定の件」について、理事長より長期修繕計画に基づく修繕積立金不足の現状と改定案について説明があった。 本議案は管理規約第〇条に基づき特別決議事項となるため、区分所有者の数および議決権の各4分の3以上の賛成が必要である旨を議長より確認した。 採決の結果、賛成〇票（〇〇.〇%）、反対〇票、棄権〇票となり、区分所有者数・議決権数ともに4分の3以上の賛成を得たため、本議案は可決された。

よくある記載ミスと対策

• 定足数の根拠を書かない：管理規約の条項番号も明記する
• 賛否の数を省略する：「全員賛成」でも数字を記載（後のトラブル防止）
• 特別決議の成立要件確認が抜ける：規約変更・大規模修繕等は4分の3以上の確認を必ず記載
• 議事録署名人の漏れ：議長1名＋理事2名以上（規約に定めがある場合はそちらに従う）
• 作成日・配布日が不明：議事録には作成年月日を記載し、総会後1ヶ月以内に配布するのが一般的

議事録作成の時間を短縮する方法

総会議事録の作成には、録音の文字起こし・整形・確認で通常1〜2時間かかります。 AI議事録ツールを使うと、総会の録音データをアップロードするだけで、 自動的に議事録の下書きが生成されます。作成時間を50分以内に短縮でき、 月に複数棟の総会を担当するフロント担当者の残業削減に直結します。

宿題・タスクも自動抽出されるため、「総会後に次回理事会へ持ち越す事項」の漏れも防げます。