マンション総会議事録の作成時間を半分以下にする方法

総会議事録はなぜ時間がかかるのか

分譲マンションの管理組合総会は年1回の定期総会のほか、臨時総会が開催されることもあります。総会議事録は理事会議事録よりも出席者が多く、議題も多岐にわたるため、フロント担当者が作成に2〜3時間費やすことは珍しくありません。

担当棟数が20棟以上のフロント担当者の場合、総会シーズン（3〜5月）は議事録作成だけで月の残業時間が40時間を超えるケースもあります。

総会議事録の法的要件

区分所有法第42条および標準管理規約第72条により、総会議事録は以下の要件を満たす必要があります。

総会の目的事項・決議の内容を記載すること
議長および出席した区分所有者2名が署名・押印すること（管理規約による）
保管・閲覧請求への対応ができること

これらの要件を満たしながら、全議題の審議内容を正確に記録する必要があるため、どうしても作成時間が長くなりがちです。

作成時間を半分以下にする5つの手順

手順1：事前に「決議予定事項一覧」を作る

総会前に、今回の総会で決議される予定の事項をリスト化しておきます。議案書がすでにあれば、それをベースに議題・提案内容・決議の形式（普通決議・特別決議）を整理しておくと、会議後の記録が圧倒的に速くなります。

手順2：総会を録音する

理事会と同様、総会も録音を取っておくことが基本です。全発言を手書きメモしようとすると書ききれないうえ、漏れが発生します。録音があれば後から正確に確認できます。

手順3：当日は「決議結果」だけをリアルタイムメモ

会議中にすべての発言を記録しようとするのは現実的ではありません。当日は各議題の①賛否の結果（賛成○名・反対○名）②決議内容の要旨だけをメモし、詳細は録音から補足します。

手順4：テンプレートを使う

総会議事録は毎年ほぼ同じ構成になります。前年の議事録をベースにしたテンプレートを用意し、日付・出席者・決議内容だけを書き換えるスタイルにすると効率的です。

手順5：AI文字起こしを活用する

2024年以降、マンション管理業界でもAI文字起こしツールの導入が進んでいます。録音した音声をAIに読み込ませると、発言内容が自動でテキスト化されます。さらに管理組合の議事録フォーマットに合わせて自動整形してくれるツールもあり、議事録作成時間を2時間→50分前後に短縮できた管理会社も出てきています。

出席状況テーブルの書き方

総会議事録には出席状況を整理した表を記載することが一般的です。

組合員総数：全区分所有者数
議決権総数：専有部分の面積割合などで算出（管理規約による）
出席組合員数：当日出席者数
委任状提出数：欠席者が理事長に委任した数
議決権行使書提出数：事前に賛否を書面で行使した数
合計：出席＋委任状＋議決権行使書の合計

合計が議決権総数の過半数（または4分の3）を超えていることを確認してから、各議案の審議に入ります。この確認作業が漏れると、後から決議の効力を争われるリスクがあります。

まとめ：総会シーズンの残業を減らすために

総会議事録の作成時間を短縮するには、①事前準備②録音の徹底③テンプレート化④AI活用の4つが有効です。特に担当棟数が多いフロント担当者にとって、AI活用による効率化は残業削減に直結します。

管理会社全体として取り組む場合は、各担当者がバラバラのフォーマットで議事録を作成しているケースが多いため、まずテンプレートの統一から始めることをお勧めします。