総会議事録の保管義務・保管期間｜電子化のポイントも解説

総会議事録の保管義務とは

マンション管理組合の総会議事録は、区分所有法第42条および管理規約に基づき、作成・保管が義務づけられています。管理会社は管理委託契約に基づいてこの義務をサポートしますが、 保管責任は管理組合（理事長）にあります。

フロント担当者として、保管期間・保管場所・電子化の可否を正確に把握しておくことは トラブル回避のために重要です。

保管期間：何年間保管すべきか

区分所有法では議事録の保管期間について明示的な規定はありませんが、 標準管理規約（国土交通省）では「保管すべき書類」として議事録を列挙しており、 実務上は以下の期間が一般的です。

• 総会議事録：永年保存（もしくは規約で定めた期間）
• 理事会議事録：5〜10年（規約による）
• 臨時総会議事録：総会議事録に準じて永年保存

管理規約に保管期間の定めがある場合はそちらに従います。 定めがない場合は、少なくとも直近10年分は手元に保管しておくことをおすすめします。 区分所有者から閲覧請求があった際に対応できる状態を維持することが求められます。

区分所有者の閲覧請求への対応

区分所有法第33条により、区分所有者は管理組合の書類（議事録を含む）の閲覧を請求できます。 管理会社は管理組合と連携し、請求があった際に速やかに対応できる体制を整えておく必要があります。

• 閲覧請求があった日から合理的な期間内に対応する
• 閲覧場所・日時は管理組合と調整のうえ決定する
• コピー提供に応じる場合は実費相当の費用徴収が可能

議事録の電子化・クラウド保管は認められるか

近年、議事録の電子化・クラウド保管を検討する管理組合・管理会社が増えています。 法令上の制限はなく、電子データでの保管は認められます。 ただし、以下の点に注意が必要です。

• 原本性の確保：電子署名や押印スキャンなどで原本と同等の証明力を持たせる
• 改ざん防止：保管システムに編集ログが記録されるか確認する
• アクセス管理：閲覧できる人・権限を適切に設定する
• バックアップ：データ消失に備えた二重保管の仕組みを設ける

紙保管から電子保管へ移行するメリット

長年紙で保管してきた議事録をデジタル化すると、以下のメリットがあります。

• 保管スペースの削減（特に保管棟数が多い管理会社）
• 閲覧請求時にすぐに検索・提供できる
• 担当者交代時に書類の引き継ぎが不要になる
• 紛失・劣化のリスクがなくなる

AI議事録ツールと保管の一体管理

AI議事録ツールを使って議事録を作成する場合、生成した議事録をそのままクラウドに保管・管理できる サービスを選ぶと、作成から保管・共有まで一元化できます。 過去の議事録を物件・日付で検索できる状態にしておくと、 区分所有者からの閲覧請求にも素早く対応できます。

まとめ

総会議事録は区分所有法に基づく重要書類です。保管期間は規約に従い、 電子化する場合は改ざん防止・アクセス管理を徹底してください。 AI議事録ツールを活用することで、議事録の作成から保管・共有まで効率化でき、 フロント担当者の業務負担を大幅に削減できます。