臨時総会の開催手順と要件｜招集権限・招集通知・定足数・議事録

臨時総会とは何か

マンション管理組合の総会には、毎年1回開催する通常総会（定期総会）と、 必要に応じて随時開催できる臨時総会があります。 臨時総会は、通常総会の議決を待てない緊急性の高い案件が発生した場合に召集します。

臨時総会が必要になるケース

• 緊急の大規模修繕工事が必要になった（外壁崩落・設備の重大な故障など）
• 管理会社を途中解約して変更したい
• 理事長・役員の解任・補選が必要になった
• 管理規約の緊急改正が必要になった
• 管理費の緊急値上げが必要になった
• 訴訟提起など法的措置の承認が必要になった

臨時総会の招集権限

理事長（管理者）による招集

通常は理事長が臨時総会を招集します。 理事会で臨時総会の開催を決議し、理事長名義で招集通知を発します。

区分所有者による招集請求

区分所有法第34条に基づき、区分所有者の5分の1以上（議決権の5分の1以上）が、 会議の目的たる事項を示して招集を請求した場合、 管理者（理事長）は臨時総会を招集しなければなりません。 請求から2週間以内に通知が発せられない場合、請求者自身が招集できます。

臨時総会の開催手順

ステップ1：招集の決定

理事会で臨時総会の開催を決議します。 議題・開催日程・場所を確定します。

ステップ2：招集通知の発送

会日の少なくとも2週間前（管理規約による）に 区分所有者全員に招集通知を発します。 通知には「開催日時・場所」「議題」「委任状・議決権行使書（提出期限も含む）」を記載します。

ステップ3：委任状・議決権行使書の回収

出席できない区分所有者から委任状・議決権行使書を回収します。 臨時総会は急な開催になることが多く、出席率が下がる可能性があるため、 委任状の回収を特に丁寧に行います。

ステップ4：総会の開催

定足数（管理規約による）を確認して開会します。 議長（通常は理事長）の下で議事を進行し、採決を行います。

ステップ5：議事録の作成・保管

通常総会と同様に、議事録を作成して理事長・出席理事が署名します。 議事録は区分所有者からの閲覧請求に応じられるよう適切に保管します。

臨時総会の定足数・議決要件

定足数・議決要件は通常総会と同じです。 普通決議事項は区分所有者および議決権の各過半数、 特別決議事項（規約改正・共用部変更等）は各4分の3以上の賛成が必要です。

書面決議・電磁的方法による決議

緊急性が高く、集会開催が困難な場合、区分所有者全員の書面または電磁的方法による合意で、 集会の決議に代えることができます（区分所有法第45条）。 全員の合意が必要なため、一人でも反対すると成立しません。 臨時総会の代替手段として検討できますが、合意取得の手続きに注意が必要です。

管理会社のサポート役割

臨時総会は急な準備が必要なケースが多く、管理会社のフロント担当者への負担が大きくなります。 招集通知の作成・委任状のフォーマット準備・議事録の作成などを迅速に対応することで、 管理組合の信頼を得られます。 緊急案件の場合、管理会社が事前に議案書・説明資料を準備して理事会に提案できる体制を整えておくことが重要です。