マンション総会の書面決議とは？手続き・注意点・議事録の書き方を解説

マンション総会の書面決議とは

書面決議（書面による決議）とは、総会の招集を省略し、区分所有者全員の書面による同意をもって決議を成立させる方法です。 区分所有法第45条第2項に根拠があり、全員合意が前提であるため、普通決議・特別決議とは異なり区分所有者全員の同意が必要です。

書面決議はあくまで「招集手続きの省略」であり、管理組合内での意思決定を行う手段として有効に活用できます。 ただし全員同意が必要なため、1名でも反対・未回答があると成立しません。

書面決議・書面による表決・委任状の違い

よく混同される3つの概念を整理します。

• 書面決議（区分所有法45条2項）：総会を開かずに全員書面同意で決議。全員合意が必要。
• 議決権行使書（書面表決）：総会を開催した上で、欠席者が書面で賛否を事前に表明する方法。出席換算される。
• 委任状：欠席者が他の区分所有者や理事長に議決権を委任する。代理人が総会で行使する。

書面決議が使えるケース・使えないケース

使いやすいケース

• 全員が合意していることが明らかな軽微な議案（規約の誤字修正など）
• 緊急性があり総会開催の時間的余裕がない場合
• 区分所有者が少ない小規模マンションで連絡が取りやすい場合

注意が必要なケース

• 区分所有者が多く全員同意の取得が困難な場合
• 意見が分かれる可能性がある議案（修繕積立金改定・管理会社変更など）
• 管理規約で書面決議を制限・禁止している場合（規約を確認すること）

書面決議の手続き手順

1. 議案の確定

理事会で議案内容を確定します。書面決議は全員同意が前提のため、事前に区分所有者の意向を確認しておくことが重要です。

2. 書面の作成・送付

すべての区分所有者に対し、議案の内容と「同意書」を送付します。 送付方法は書留郵便・配達証明が確実ですが、管理規約でメールを認めている場合はメールも可能です。 回答期限を明記し、期限内に全員分の書面を回収します。

3. 全員の同意書の回収・確認

区分所有者全員（管理規約上の議決権を持つ全員）から書面による同意を取得します。 1名でも期限内に回答がない場合は成立しないため、未回答者へのリマインドが重要です。

4. 議事録の作成

書面決議が成立した場合も、議事録の作成が必要です（区分所有法第42条）。 「令和〇年〇月〇日、区分所有法第45条第2項に基づく書面決議により、全区分所有者の同意を得て以下の議案を可決した」と記載します。 議事録署名人の署名・押印も通常通り必要です。

書面決議と議事録作成の注意点

• 全員同意書の保管：同意書の原本は管理組合が保管し、区分所有者から閲覧請求があれば開示する義務がある
• 管理規約の確認：規約によっては書面決議の方法・手続きが規定されている場合があり、規約が優先される
• 電磁的方法（電子メール等）の利用：管理規約または全員の同意がある場合に限り使用可能（区分所有法45条3項）
• 書面決議と定期総会の関係：書面決議を行っても、年1回の定期総会開催義務はなくならない

実務での書面決議：よくある質問

書面決議で特別決議はできますか？

はい、できます。ただし全員合意（区分所有者全員の書面同意）が必要な点は変わりません。 特別決議事項でも全員が書面で同意すれば成立します。

賃借人（入居者）の同意は必要ですか？

不要です。書面決議は区分所有者（マンションの所有者）のみが対象です。 賃借人には議決権がありません。

書面決議を承認した後に撤回できますか？

同意書を提出した後でも、回収期限前であれば撤回は可能です。 ただし、回収後に全員同意が確認された後の撤回は認められません。

総会運営の効率化

書面決議・書面表決・委任状の管理は、フロント担当者の大きな業務負担です。 誰が同意済みか・未回答かを追跡し、リマインドし、最終集計を行うには相当の工数がかかります。 案件管理ツールを活用して、書面決議の進捗や締切を物件ごとに一元管理することで、漏れ・遅延を防げます。